Documenten, legalisatie en verificatie

Wilt u zich inschrijven bij de gemeente, trouwen of een kind erkennen? U moet dan een aantal legale documenten kunnen laten zien. Bent u in het bezit van buitenlandse documenten? Vraag dan na bij de gemeente of deze documenten gelegaliseerd of geverifieerd moeten worden. Afhankelijk van het land heeft de gemeente namelijk aanvullende zekerheid nodig om te bepalen of deze documenten echt en inhoudelijk betrouwbaar zijn.

• Het originele recent gewaarmerkte document (bijvoorbeeld afschrift van de akte of uitspraak).
• Soms betekent deze eis tot legalisatie van een document dat u zelf met het document naar uw land van herkomst moet gaan om te zorgen voor de nodige legalisatieverklaringen.
• Vaak kunt u een document laten legaliseren met behulp van familie in uw land van herkomst.

Afhankelijk van het soort document, moet het officieel gemaakt (legalisatie) of gecontroleerd (verificatie) worden. Bij verificatie wordt niet alleen de herkomst van het document gecontroleerd, maar ook de inhoud. Is er twijfel of het document betrouwbaar is, dan eist Nederland verificatie. Dit is de zwaarste eis die gesteld kan worden aan een document.

Legalisatie

• Neem altijd eerst contact op met de gemeente. Nederland is aangesloten bij enkele internationale verdragen die de procedure van legalisatie vereenvoudigen. Als een document afkomstig is uit een land dat aangesloten is bij een van deze verdragen dan is legalisatie van documenten niet altijd nodig. De gemeente kan u vertellen of en hoe een document gelegaliseerd moet worden.
• Is het land aangesloten bij het Apostilleverdrag, dan is een enkele legalisatie genoeg. Het gewaarmerkte document dat door een autoriteit is afgegeven, wordt dan aangeboden aan een hogere autoriteit in dat land ter legalisatie. Meestal is de hogere autoriteit het ministerie van Buitenlandse Zaken of Justitie.
• Is het land niet aangesloten bij het Apostilleverdrag, dan is een dubbele legalisatie nodig. Dit betekent dat het document eerst gelegaliseerd wordt door een hoge autoriteit in het land van herkomst. Daarna legaliseert de Nederlandse ambassade of het consulaat in het betreffende land het document en wordt de handtekening van de hogere autoriteit voor echt verklaard.

Verificatie

• Is er een vermoeden dat een document inhoudelijk onbetrouwbaar is, dan moet dit document geverifieerd (gecontroleerd) worden.
• U kunt het verzoek tot verificatie indienen bij de gemeente.
• De gemeente stuurt uw verzoek door naar het ministerie van Buitenlandse Zaken.
• Daarna stuurt het ministerie het document naar de Nederlandse ambassade of consulaat in het land van herkomst van het document. Het document wordt dan door de lokale autoriteiten geverifieerd op inhoud en echtheid.
• Hierna stuurt de ambassade of het consulaat het document terug naar het ministerie van Buitenlandse Zaken in Nederland.
• Het ministerie van Buitenlandse Zaken voorziet het document van een begeleidend schrijven en stuurt het door naar de gemeente. In dit schrijven staat of het document vals of vervalst is, of dat het wordt geaccepteerd.

Legalisatie en verificatie van documenten is bedoeld om zekerheid te verkrijgen over de echtheid en betrouwbaarheid van buitenlandse documenten. Het gaat hierbij vooral om akten en rechterlijke uitspraken. U hebt deze papieren in de volgende gevallen nodig:

• inschrijven bij de gemeente (gemeentelijke basisadministratie/GBA)
• trouwen
• scheiden
• erkennen van kinderen

Legalisatie of verificatie van documenten kan enkele maanden duren. Dit hangt af van de lokale instantie die de documenten moet legaliseren of verifiëren.

Vaak zijn officiële documenten nodig om bepaalde rechtsfeiten te bewijzen. Het gaat dan om geboorte, huwelijk, overlijden, echtscheiding, erkenning, adoptie of naamswijziging. Als deze hebben plaatsgevonden in het buitenland, moet u buitenlandse documenten kunnen overleggen.

Er zijn diverse internationale overeenkomsten tussen landen over de acceptatie van documenten. Is er geen overeenkomst, dan eist Nederland een dubbele legalisatie. De meeste Europese landen hebben met elkaar afgesproken dat onderlinge legalisatie niet nodig is. Is legalisatie wel nodig, dan is een gewaarmerkt afschrift van een akte of een rechterlijke uitspraak meestal voldoende. De afgevende autoriteit kan een document waarmerken (legalisatie).

Legalisatie van een document

Een hogere autoriteit legaliseert een document door op het document zelf te verklaren dat de handtekening van de afgevende autoriteit echt is.

Dubbele legalisatie

Een dubbele legalisatie betekent dat na de eerste legalisatie, de Nederlandse vertegenwoordiging in het betreffende land de handtekening van de hogere autoriteit voor echt verklaart.

Apostilleverdrag

Een aantal landen heeft met elkaar afgesproken dat een enkelvoudige legalisatie voldoende is (het Apostilleverdrag).